Stand: 19. Mai 2026
§ 1 Verantwortlicher
Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze ist:
Heimatschutzverein Wewelsburg e.V. 1887
Stoppelberg 9
33142 Büren-Wewelsburg
Deutschland
Vertreten durch den 1. Vorsitzenden Johannes Mollemeier.
E-Mail: vorstand@heimatschutzverein-wewelsburg.de
Ein Datenschutzbeauftragter ist nach § 38 BDSG nicht erforderlich. Für alle Datenschutz-Anliegen ist der Vorstand zuständig und unter der oben genannten E-Mail-Adresse erreichbar.
§ 2 Allgemeines zur Datenverarbeitung
Umfang der Verarbeitung
Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Webseite sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Eine Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers oder wenn eine Rechtsgrundlage die Verarbeitung gestattet.
Rechtsgrundlagen
Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge eine Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage. Bei der Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Rechtsgrundlage. Soweit eine Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage. Ist die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich und überwiegen die Interessen des Nutzers nicht, dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage.
Datenlöschung und Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine darüber hinausgehende Speicherung kann erfolgen, wenn dies durch europäische oder nationale Vorschriften vorgesehen ist, oder wenn eine Speicherung zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Konkrete Aufbewahrungsfristen sind in den jeweiligen Abschnitten dieser Erklärung genannt.
§ 3 Bereitstellung der Webseite und Server-Logfiles
Bei jedem Aufruf unserer Webseite erfasst unser Hosting-Dienstleister automatisch Informationen, die Ihr Browser an den Server übermittelt. Dies sind:
- IP-Adresse des anfragenden Geräts
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Name und URL der abgerufenen Datei
- Übertragene Datenmenge und HTTP-Statuscode
- Webseite, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer)
- Verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Geräts
Diese Daten werden in Server-Logfiles gespeichert. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb der Webseite sowie in der Abwehr missbräuchlicher Zugriffe.
Speicherdauer: Die Logfiles werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht bzw. so anonymisiert, dass kein Personenbezug mehr besteht.
§ 4 Cookies und Local-Storage
Unsere Webseite verwendet ausschließlich technisch notwendige Speicher-Mechanismen. Es kommen keine Tracking-Cookies, keine Werbe-Cookies und keine Cookies zur Reichweitenmessung zum Einsatz.
Im sogenannten Local-Storage Ihres Browsers wird ein einziger Eintrag mit dem Schlüssel hsv-cookie-consent abgelegt, sobald Sie den Cookie-Hinweis bestätigt haben. Dieser Eintrag dient ausschließlich dazu, den Hinweis nicht bei jedem Seitenaufruf erneut anzuzeigen. Es werden keine personenbezogenen Daten gespeichert und keine Daten an Dritte übertragen.
Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (technisch unbedingt erforderliche Speicherung) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Sie können den Eintrag jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen.
§ 5 Kontaktformular
Auf unserer Webseite bieten wir Ihnen ein Kontaktformular an. Bei Nutzung verarbeiten wir folgende Daten:
- Name
- E-Mail-Adresse
- Betreff
- Nachricht
Ihre Anfrage wird per E-Mail an info@heimatschutzverein-wewelsburg.de zugestellt und dort durch den zuständigen Vorstand bearbeitet.
Zur Abwehr von Spam und automatisierten Anfragen setzen wir ein verstecktes Eingabefeld (Honeypot) und eine serverseitige Anfrage-Begrenzung (Rate-Limit) ein. Es kommen weder reCAPTCHA noch vergleichbare Dienste Dritter zum Einsatz.
Die Inhalte Ihrer Anfrage werden auf unserem Server nicht inhaltlich gespeichert. Lediglich ein technisches Audit-Log mit Zeitstempel, IP-Adresse und Erfolgs- bzw. Fehlerstatus wird erstellt; dieses Log wird nach spätestens 90 Tagen automatisch rotiert und gelöscht.
Die per E-Mail eingegangene Anfrage wird in unserem Postfach so lange aufbewahrt, wie es zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist, längstens jedoch 24 Monate. Anschließend wird die E-Mail gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (bei vereinsbezogenen Anliegen mit Vertragsbezug) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage als berechtigtes Interesse). Die Angabe der Daten ist freiwillig; ohne Name, E-Mail-Adresse und Nachricht können wir Ihre Anfrage allerdings nicht beantworten.
§ 6 Hallenanfrage-Formular
Für Anfragen zur Anmietung der Dorfhalle stellen wir ein gesondertes Formular bereit. Dabei verarbeiten wir folgende Daten:
- Name
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer (optional)
- Wunschdatum
- Anlass der Veranstaltung
- Voraussichtliche Personenzahl
- Ergänzende Nachricht (optional)
Ihre Anfrage wird per E-Mail an unseren Hallenwart bzw. an info@heimatschutzverein-wewelsburg.de zugestellt und dort zur Prüfung der Verfügbarkeit und zur weiteren Abstimmung verarbeitet.
Auch hier kommen Honeypot- und Rate-Limit-Schutz zum Einsatz. Eine inhaltliche Speicherung auf dem Server findet nicht statt; es wird lediglich ein technisches Audit-Log mit Zeitstempel, IP-Adresse und Erfolgs- bzw. Fehlerstatus geführt, das nach spätestens 90 Tagen rotiert und gelöscht wird.
Die per E-Mail eingegangene Anfrage wird so lange aufbewahrt, wie es zur Abwicklung der Hallenanmietung erforderlich ist (inkl. Vor- und Nachbereitung), längstens jedoch 24 Monate ab Veranstaltungsdatum. Anschließend wird die E-Mail gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung und Durchführung des Nutzungsvertrags) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage). Die Angabe der Pflichtfelder ist erforderlich, um Ihre Anfrage prüfen zu können.
§ 7 Empfänger und Auftragsverarbeiter
Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte findet nur in dem nachfolgend beschriebenen Umfang statt. Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR erfolgt nicht.
Hosting (Hetzner Online GmbH)
Unsere Webseite wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, gehostet. Die Server stehen in Deutschland. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Hetzner verarbeitet die unter § 3 genannten Server-Logfile-Daten ausschließlich in unserem Auftrag.
E-Mail-Versand und -Empfang (TJCreate)
Für den Versand und Empfang der über die Formulare ausgelösten E-Mails sowie für unsere Vereins-Postfächer betreiben wir einen eigenen Mailserver auf Basis der Open-Source-Software Mailu. Der Betrieb erfolgt auf Servern in Deutschland durch TJCreate (Inhaber Timo Jeschke). Mit TJCreate besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Hallen-Belegungskalender (kalender.digital, cumdo GmbH)
Auf der Seite zur Dorfhalle binden wir einen Belegungskalender ein, der über den Dienst kalender.digital der cumdo GmbH bereitgestellt wird. Dabei wird ausschließlich ein öffentlicher, schreibgeschützter Lesezugriff auf die hinterlegten Termine genutzt. Es werden keine personenbezogenen Daten unserer Webseiten-Besucher an kalender.digital übertragen. Beim Laden der Termine ist technisch lediglich eine Verbindung Ihres Browsers zum Dienst erforderlich; dabei wird, wie bei jedem Webaufruf, Ihre IP-Adresse an den jeweiligen Server übermittelt. Wir haben darauf keinen Einfluss; weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung des Anbieters.
§ 8 Rechte der betroffenen Person
Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener im Sinne der DSGVO und Ihnen stehen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:
- Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die Sie betreffenden verarbeiteten Daten verlangen.
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit kein Ausnahmetatbestand greift.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
- Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, soweit diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht.
- Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an vorstand@heimatschutzverein-wewelsburg.de.
§ 9 Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Für uns zuständig ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Helga-Block-Straße 2-4
40221 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de
§ 10 Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand vom 19. Mai 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Webseite oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit auf dieser Seite abrufbar.